Sistema
Proposta e briefing
WhatsApp
Ajustes de última hora
Equipe
Confirmações e lembretes
Planilhas
Controles paralelos
Quando uma informação muda, alguém precisa lembrar de atualizar todo o resto.
Zero Nove Oito + Sling
Zerinho
A nova rotina operacional da Zero Nove Oito, com WhatsApp e Trello trabalhando juntos.
Ele acompanha os grupos, organiza as ações e ajuda a equipe a começar o dia sabendo o que precisa ser feito.
Estrutura final do projeto · julho de 202601
Por que o Zerinho existe
Hoje, muita coisa importante fica espalhada.
O ponto de encontro
Trello
O que foi combinado fica registrado
O que mudar nos grupos volta para o card
A equipe continua podendo editar tudo
Assim, todo mundo consulta a mesma versão da operação.
Uma operação mais clara02
Como tudo se conecta
Ele acompanha os grupos, organiza o Trello e devolve clareza pra equipe.
Grupos de WhatsApp
A conversa da operação
Mensagens, áudios, fotos, arquivos e mudanças de última hora.
Mudanças no Trello
O trabalho da equipe
Tudo o que alguém preencher, corrigir ou concluir no quadro.
Rotinas do dia
O que não pode passar
Lembretes, presença, pendências e relatórios.
Zerinho
Cuida da operação nos bastidores
Ele entende o contexto, encontra a ação certa, atualiza o que for necessário e registra o que fez.
Lê mensagens e arquivos
Encontra a ação correspondente
Separa o que cada grupo pode ver
Atualiza cards e checklists
Registra pendências
Pede ajuda quando existe conflito
Resultado
Trello sempre atualizado
Briefing, andamento, evidências e entregas no mesmo lugar.
Resultado
Mensagem no grupo certo
Cada público recebe apenas o que faz sentido para ele.
Resultado
Histórico do que foi feito
A equipe consegue acompanhar mudanças e decisões.
A equipe não precisa alimentar dois sistemas nem repetir a mesma informação em vários lugares.
WhatsApp + Zerinho + Trello03
O que ele faz nos grupos
O Zerinho acompanha a conversa e entra em cena quando pode ajudar.
Guarda o contexto dos grupos autorizados, mesmo quando ninguém chama por ele.
Encontra decisões, orientações e combinações antigas.
Organiza o conteúdo que chega em diferentes formatos.
Ajuda com o contexto mais recente da conversa.
Recupera materiais que já passaram pelo grupo.
Ajuda a lembrar quem ficou responsável por cada parte.
Cria, completa, organiza, cobra e acompanha cada ação.
Ele participa sem dominar o grupo e pergunta quando não encontra uma resposta segura.
Ajuda presente, sem atrapalhar a conversa04
Cada grupo com seu contexto
O Zerinho fala com cada público do jeito certo.
1
Gestão
Visão completa, decisões e pendências
Visão completa, decisões e pendências
2
Interno
Riscos, bastidores e escala
Riscos, bastidores e escala
Fonte da verdade
Trello
A mesma ação, com a informação certa para cada grupo
3
Coordenação e equipe
Execução, presença e materiais
Execução, presença e materiais
4
Cliente
Andamento e entregas aprovadas
Andamento e entregas aprovadas
Informação protegida. Uma conversa interna não vai parar no grupo do cliente. O vínculo de cada grupo define o que o Zerinho pode consultar e compartilhar.
Um só card, o contexto certo em cada conversa05
Sem mar de cards
Uma semana de ação não precisa virar sete cards.
Exemplo
Degustação Boticário
7 dias em 5 supermercados
5 cards, um por local
Cada card reúne todos os dias daquele ponto.
7 dias
Supermercado Cohama
Um local, um briefing e uma equipe
20/0721/0722/0723/0724/0725/0726/07
Calhau
Um checklist por dia
Renascença
Um checklist por dia
São Francisco
Um checklist por dia
Turu
Um checklist por dia
Um card por local. Um checklist por dia.06
Rotina diária
Durante a madrugada, ele coloca a operação em dia.
Na madrugada
Revisa o dia anterior
Compara o que foi falado nos grupos com os cards, as evidências e as mudanças da equipe.
Antes do expediente
Resolve o que conseguir
Atualiza o Trello, registra pendências e separa o que precisa de decisão.
Às 6h
Manda a visão da manhã
Resume o que aconteceu, o que ele fez e o que merece atenção naquele dia.
Quando não pode esperarSe houver risco para uma ação próxima, ele avisa antes.
Avisa na hora
Uma mensagem organizada, sem encher o grupo durante a madrugada07
Autonomia na medida certa
O Zerinho resolve o que consegue e chama a equipe só quando precisa.
Cria e completa cardsMesmo quando as informações chegam aos poucos.
Organiza checklists e evidênciasDeixa cada ação pronta para ser acompanhada.
Move as ações pelo quadroConforme a preparação e a execução avançam.
Envia lembretes e cobra presençaSempre no grupo certo e no momento combinado.
Não apaga históricoCards, checklists, evidências e decisões continuam registrados.
Não inventa uma decisãoSe houver conflito, ele pergunta ao grupo de Gestão.
Não mistura os gruposO que é interno permanece interno.
Não diz que fez sem confirmarPrimeiro verifica o resultado; depois registra a ação.
A ideia é aliviar a equipe, não criar mais uma tarefa para vigiar08
Um lugar só para consultar
O Trello fica como a fonte oficial da operação.
Onde a equipe trabalha
Trello
Trello
Briefing, andamento, checklists, evidências e entregas.
Ligação entre cards e gruposPara cada conversa chegar à ação certa
Histórico do que mudouPara a equipe entender decisões e correções
Controle contra duplicidadePara a mesma informação não aparecer duas vezes
Pendências que precisam de decisãoCom contexto e prazo para resolver
Presença, atrasos e exceçõesPara acompanhar a execução de cada ação
Ações feitas pelo próprio ZerinhoPara a equipe saber exatamente o que ele resolveu
Nos bastidoresO sistema guarda só o necessário para o Zerinho trabalhar com segurança.
A equipe continua no Trello. A parte técnica fica escondida.09
O quadro já está pronto
Cada ação aparece no momento em que ela está.
Entrada
Recepção com local a confirmarCard criado com parte das informações
Briefing pendente
Boticário: degustação no CalhauAguardando informações para seguir
Em preparação
Ativação com carrinho de pipocaEquipe e materiais em organização
Pronta para executar
Boticário: degustação na Cohama7 dias com checklists próprios
Em execução
Pós-ação
Concluída
Começa como derCards completos ou parciais
O Zerinho ajuda a preencher o que estiver faltando.
Cada ação é diferenteChecklist conforme o trabalho
Degustação, panfletagem, recepção, logística e outros formatos.
Todo mundo no mesmo lugarEquipe e Zerinho no mesmo quadro
Sem planilha ou cópia paralela para manter.
Zero Nove Oito | Operações10
O que muda na prática
A equipe abre o grupo de manhã e já sabe o que aconteceu, o que o Zerinho resolveu e o que ainda precisa de decisão.
No dia a diaMenos cobrança manual
Presença, materiais, evidências e pendências passam a ser acompanhados.
Nas mudançasMenos informação perdida
Os ajustes de última hora voltam para o card da ação.
Na operaçãoMais clareza em cada ação
Cada pessoa sabe onde consultar e o que ainda falta.
Zerinho + Zero Nove Oito11
Vamos ajustar juntas
A estrutura está pronta. Agora queremos deixar o Zerinho com a cara da rotina de vocês.
O que precisa aparecer sempre? O que pode ser mais curto? Qual ordem ajuda mais?
Mais direto, mais leve ou diferente conforme o grupo e a situação?
Os prazos de 5 e 15 minutos fazem sentido? Quem deve receber cada alerta?
O que nunca pode faltar em degustação, recepção, panfletagem, carrinho de pipoca e outros formatos?
Quando avisar na véspera, no dia e durante a execução? O que é urgência de verdade?
Fotos, resultados, ocorrências, avaliação do cliente e aprendizados: o que deve entrar?
Nomes, etiquetas, campos, limite de 14 dias e situações que pedem outra organização.
Este é o espaço para acrescentar rotinas, formatos e ideias que ainda não apareceram.
Tudo isso pode ser ajustado com o uso. A primeira versão não precisa engessar a rotina.
Uma construção junto com a equipe12